Was Sie zur Heizkostenabrechnung wissen sollten

Was ist schöner, als nach einem kalten Tag nach Hause zu kommen, wo eine gemütliche Wärme auf einen wartet? Eine geheizte Wohnung gehört ganz sicher zu den kleinen Annehmlichkeiten des Alltags. Allerdings hat diese Behaglichkeit auch ihren Preis, welcher mit der Miete gezahlt werden muss. Einmal im Jahr beginnt dann das Bangen, ob an den Heizkosten gespart werden konnte oder ob mal wieder eine Nachzahlung ansteht.

Die Gesamtmiete gliedert sich grundsätzlich in zwei Teile. Das sind die reine Kaltmiete, welche je Quadratmeter zu zahlen ist und die Nebenkosten. Diese werden wiederum differenziert in kalte Betriebskosten wie Grundsteuern, Wasser, Abwasser, Müllentsorgung oder Hausreinigung und die Heizkosten, welche bei der Erwärmung der Wohnung und des Wassers entstehen.

Dieser Ratgeber gibt ihnen alle wesentlichen Informationen zum Thema „Heizkostenabrechnung“. Geklärt werden die rechtlichen Bestimmungen zur Abrechnung der Heizkosten, welche Kosten zur Wärmeversorgung gehören und ob es für die Heizkostenabrechnung eine Frist gibt.

Die Heizkostenverordnung (HeizkostenV)

Die Verordnung über die Heizkosten­abrechnung (HeizkostenV) stellt neben der zweiten Berechnungsverordnung (II. BV), der Betriebskostenverordnung (BetrKV) und dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) einen Grundpfeiler des deutschen Mietrechts dar.

In ihr sind sämtliche Regeln zur Abrechnung von Heizkosten sowie Warmwasser, welche in einem Mietverhältnis bzw. Nutzungsverhältnis entstehen, festgeschrieben.

Gemäß § 2 HeizkostenV haben die Bestimmungen der Heizkostenverordnung Vorrang vor jeder anderen Regelung über die Warmwasser- und Heizkostenabrechnung in einem Mietvertrag. Das bedeutet, dass die Verordnung nahezu bei jedem Mietverhältnis über Wohnraum zum Tragen kommt. Die Grundregel des Gesetzestextes ist, dass die Wärmeversorgung verbrauchsabhängig zu erfolgen hat. Die einzelnen Paragraphen regeln dabei Rechte und Pflichten von Vermieter und Mieter.

Wann müssen Heizkosten verbrauchsabhängig erfasst werden?

Immer dann, wenn in einem Haus mit mehreren Wohneinheiten eine zentrale Heizungsanlage bzw. Warmwasseranlage betrieben wird, muss die Heizkostenabrechnung verbrauchsabhängig gemäß HeizkostenV erfolgen. Damit gilt das Gesetz auch für Wohnungseigentümergemeinschaften. Die Heizkosten für ein Einfamilienhaus müssen dagegen nicht nach der Verordnung abgerechnet werden, da Kosten der zentralen Energieversorgung nicht unter verschiedenen Nutzern verteilt werden müssen.

Eine Ausnahme bildet dagegen ein Gebäude, in dem es nur zwei Wohnungen gibt, von denen eine vom Vermieter selbst bewohnt wird. Aufgrund der hohen Kosten für die Verbrauchserfassung (ca. 15% der Heizkosten) sind auch weitere Ausnahmen zulässig. Die Heizkostenabrechnung kann per Heizkostenpauschale erfolgen bei:

• Alten- und Pflegeheimen
• Studenten- und Lehrlingswohnheimen (oder vergleichbarer Wohnraum)
• Wohnungen ohne Einfluss auf Wärmeverbrauch (bezugsfertig vor 1. Juli 1981)
• Gebäuden mit
  • Abwärmeanlagen
  • Kraft-Wärme-Kopplungsanlagen
  • Solaranlagen
  • Wärmepumpen
  • Wärmerückgewinnungsanlagen

Wie erfolgt die Berechnung der Heizkosten?

Durch die Heizkostenverordnung sind alle Betreiber einer zentralen, gemeinschaftlich genutzten Heizungsanlage sowie alle Wärmelieferer dazu verpflichtet, verbrauchs­abhängig die Heizkosten abzurechnen.

Grundlage bildet der § 4 HeizkostenV. Dort heißt es:

(1) Der Gebäudeeigentümer hat den anteiligen Verbrauch der Nutzer an Wärme und Warmwasser zu erfassen.
(2) Er hat dazu die Räume mit Ausstattungen zur Verbrauchserfassung zu versehen; die Nutzer haben dies zu dulden. Will der Gebäudeeigentümer die Ausstattung zur Verbrauchserfassung mieten oder durch eine andere Art der Gebrauchsüberlassung beschaffen, so hat er dies den Nutzern vorher unter Angabe der dadurch entstehenden Kosten mitzuteilen; die Maßnahme ist unzulässig, wenn die Mehrheit der Nutzer innerhalb eines Monats nach Zugang der Mitteilung widerspricht. Die Wahl der Ausstattung bleibt im Rahmen des § 5 dem Gebäudeeigentümer überlassen.
(3) Gemeinschaftlich genutzte Räume sind von der Pflicht zur Verbrauchserfassung ausgenommen. Dies gilt nicht für Gemeinschaftsräume mit nutzungsbedingt hohem Wärme- oder Warmwasserverbrauch, wie Schwimmbäder oder Saunen.
(4) Der Nutzer ist berechtigt, vom Gebäudeeigentümer die Erfüllung dieser Verpflichtungen zu verlangen.

Demnach hat der Vermieter die Aufgabe, den Verbrauch jeder Mietpartei zu erfassen und entsprechend abzurechnen. Mieter haben zudem das Recht, eine verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung zu fordern. Zur Erfassung kommen in der Regel sogenannte Heizkostenverteiler zum Einsatz, welche beispielsweise an den Heizkörpern angebracht werden können.

Heizkostenverteiler verwenden verschiedene technische Verfahren. Am bekanntesten sind vermutlich Heizkostenverteiler nach dem Verdunstungsprinzip sowie elektronische Geräte. Durch sie kann der jeweilige Verbrauch gemessen werden.

Welche Kosten müssen per Heizkostenabrechnung verbrauchsgerecht aufgeteilt werden?

• Brennstoffe und deren Lieferung
• Elektronische Versorgung der Heizungsanlage
• Kosten für Überwachung, Pflege und Bedienung
• Fachmännische Prüfung und Wartung
• Reinigungskosten für Anlage und Betriebsraum
• Kosten für die Messung
• Kauf-, Miet- und Eichkosten für Messgeräte (z. B. Heizkostenverteiler)
• Kosten für Berechnung und Erstellung der Heizkostenabrechnung
• Kosten für Warmwasserversorgung bzw. Wassererwärmung
  • Wasserverbrauch
  • Grundgebühren
  • Zählermiete
  • Betriebskosten der Wasserversorgungs- sowie Wasseraufbereitungsanlage

Heizkostenverteilung bei mehreren Nutzern

Um eine gerechte Warmwasser- und Heizungsabrechnung zu gewährleisten, müssen zu Beginn sämtliche Kosten, welche zur Erwärmung von Wasser und Gebäude im Betriebsjahr aufgewendet worden sind, zusammengerechnet werden. Der Abrechnungszeitraum beträgt jeweils ein Jahr, wobei dieses nicht mit dem Kalenderjahr deckungsgleich sein muss.

Gesamtsumme der Heizkosten

Auf der ersten Position bei der Heizkostenaufstellung sind stets die Energielieferungen (Lieferdatum, Menge, Preis). Bei Brennstoffen wie Öl oder Kohle, welche lagerfähig sind, muss zudem vermerkt werden, welcher Bestand zu Beginn der Heizperiode noch vorhanden war, der Restbestand am Ende des Jahres wird entsprechend abgezogen. Entstehen Heizkosten durch Gas oder andere nicht lagerfähige Brennstoffe, muss die Lieferung entsprechend der Heizperiode berechnet werden. Das gelingt am besten, wenn die Gasabrechnung am selben Tag stattfindet wie die Heizkostenabrechnung.

Zu den Brennstoffkosten kommen die Betriebskosten der Heizung (z. B. Schornsteinfeger, Betriebsstrom oder Miete). In einer Heizkostenabrechnung dürfen aber keine Kosten für eine Reparatur einer Heizungsanlage oder sachfremde Positionen (z. B. Stromkosten für Licht) auftauchen, denn für diese gilt ein anderer Umlageschlüssel. In den sonstigen Nebenkosten können diese Positionen aber gerechtfertigt sein. Gleiches gilt für die Wasserbeschaffung und -entsorgung bei sogenannten verbundenen Anlagen, die Heizwärme und Warmwasser gleichzeitig produzieren.

Die sich ergebende Gesamtsumme wird dann entsprechend auf die Mietparteien umgelegt. Dabei wird häufig erst nach Nutzergruppen differenziert, sodass beispielsweise gewerbliche Nutzer von Mietern von Wohnraum getrennt werden. Ebenfalls abzuziehen sind zunächst die Warmwasserkosten, welche in der Regel durch einen eigenen Wärmezähler erfasst werden.

Verbrauchs- und Festkosten bei der Heizkostenabrechnung

Der Gesetzgeber hat eine verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung vorgeschrieben, allerdings darf ein gewisser Anteil der Heizkosten auch pro qm kalkuliert werden. Die Wohnfläche bzw. auch das Wohnvolumen sind neben dem tatsächlichen Verbrauch mitent­scheidend bei der Höhe der anzusetzenden Kosten für eine warme Wohnung. Der Verbrauchsanteil liegt dabei zwischen 50 und 70 Prozent (Verbrauchskosten).

Die Festkosten (durchschnittliche Heizkosten pro qm) haben insbesondere für die Abwärme eine Bedeutung. Bei der Produktion und beim Transport von Wärme kann die Energie der Brennstoffe nicht vollständig genutzt werden, dadurch entstehen Kosten, welche durch den reinen Verbrauch nicht abgedeckt werden können. Wärme entweicht aus dem Gebäude, „Wärmeklau“ durch Nachbarn, die weniger heizen, nicht isolierte Heizungsrohre oder Leerstand – all dies wirkt sich auf die Heizkosten aus. Der Festpreis wirkt somit regulierend.

Heizkostenabrechnung pro Mietpartei (Verbrauchskosten)

Der Verbrauch verschiedener Nutzergruppen (z. B. gewerbliche Mieter und Mieter von Wohnraum) wird separat addiert, wodurch der Gesamtverbrauch pro Nutzergruppen ermittelt werden kann. Dieser Wert muss jeweils durch die Gesamtkosten dividiert werden. Im Ergebnis erhält man die Kosten pro Verbrauchseinheit. In der Multiplikation mit dem gemessenen Verbrauch jedes einzelnen Nutzers ergeben sich dann die Heizkosten nach Verbrauch.

Heizkostenabrechnung nach qm (Festkosten)

Dasselbe Verfahren wie bei den Verbrauchskosten wird auch auf die Heizkosten pro Quadratmeter angewendet. Dazu müssen alle vermieteten Quadratmeter pro Nutzergruppe zusammengerechnet und durch die Gesamtkosten dividiert werden. Der sich ergebende Wert sind die „Heizkosten pro m²“. Wird dieser mit der Quadratmeterzahl jeder einzelnen Wohnung multipliziert, ergeben sich die Heizkosten gemäß Wohnungsgröße.

Um die endgültigen Heizkosten zu erhalten, muss das Verhältnis von Abrechnung nach Verbrauch und Quadratmetern berücksichtigt werden. Wurde beispielsweise eine Heizkostenabrechnung zu gleichen Teilen vereinbart, wird die Hälfte der Wohnungsgröße mal den Heizkosten pro qm und der halbe Verbrauch mal die Heizkosten je Verbrauchseinheit genommen. Beide Werte werden anschließend addiert.

Nutzerwechsel: Heizkostenberechnung nach DIN 4713-5

Die Heizkostenabrechnung kann bereits recht komplex sein, wenn ein Mieter im gesamten Berechnungszeitraum in der Wohnung gelebt hat. Wie aber sieht es aus, wenn ein Mieter während einer Heizperiode einzieht bzw. auszieht?

Bei einem Nutzerwechsel oder Umzug erhält jeder Mieter eine getrennte Heizkosten­abrechnung nachdem die Heizperiode abgeschlossen ist. Bei Ein- und Auszug müssen die Zählerstände der Heizkostenverteiler abgelesen werden (Zwischenablesung). Dadurch ist eine verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung je Mieter möglich.

Die Festkosten für die Wohnung werden wie üblich kalkuliert. Beim Warmwasser erfolgt die Aufteilung nach Kalendertagen. Bei den Festkosten für Wärme kann die Verteilung ebenfalls nach Kalendertagen erfolgen oder nach Gradtagzahlen gemäß Gradtagzahl-Tabelle. Diese ist in der DIN-Norm 4713-5 festgeschrieben. Da die Heizkosten im Durchschnitt nicht an jedem Tag gleich sind, werden für jeden Tag bestimmte Promillewerte festgelegt, welche den täglichen Kosten für die Heizung entsprechen sollen. So ist ein Tag im Winter beispielsweise teurer als im Sommer.

Die Gradtagzahlen können auch zum Einsatz kommen, wenn die Zwischenablesung versäumt worden ist. Dann kann auch der Verbrauch nach der Tabelle ermittelt werden.

Abrechnung per Gradtagzahlentabelle

Die Gradtagezahl ist eine Berechnungsgröße bei der Ermittlung des Heizwärmewertes und bildet den Zusammenhang von Raumtemperatur und Außentemperatur ab. Durch sie können saisonale Schwankungen dargestellt werden. An der obigen Tabelle kann abgelesen werden, welchen Anteil ein bestimmter Tag bei der Heizkostenabrechnung hat. Es wird deutlich, dass die Heizkosten pro Monat verschieden sind. Tage im Sommer sind wesentlich günstiger als Wintertage. Der teuerste Monat ist der Januar.

Beispielberechnung mit Gradtagzahl

Angenommen die Heizkostenabrechnung ist stets auf den 30. September datiert und die Heizperiode beginnt somit am 1. Oktober. Zieht ein Mieter am 15. Februar aus seiner Wohnung aus, ist er für die ersten 4,5 Monate verpflichtet, die Heizkosten zu zahlen. Die Heizkostenabrechnung erfolgt wie üblich am 30. September. Insgesamt sind 1500 Euro Heizkosten für die Mietwohnung angefallen.

Folgendermaßen Sieht die Berechnung aus:

In der Gradtagzahltabelle kann der Verbrauch für die ersten vier Monate in Promille einfach abgelesen und anschließend addiert werden.

Der Februar fällt nicht komplett in die Heizkostenabrechnung des Mieters und kann daher nur anteilig berücksichtigt werden. Im Februar (kein Schaltjahr) fallen für jeden Tag 5,35 Promille vom Jahresverbrauch an. Dies wird mit der Anzahl der Tage im Monat multipliziert.

Insgesamt entfallen also auf den Mietzeitraum 610,28 Promille des Jahressverbrauchs an.

Demnach sind für die 138 Tage, in der die Wohnung noch gemietet wurde, 915,42 Euro zu zahlen.

Heizkosten berechnen: Warmwasser

Die Heizkostenabrechnung in Bezug auf Warmwasser erfolgt identisch zu der mit Wärme versorgten Fläche. Zu beachten ist allerdings, dass nur der eigentliche Wohnraum abgerechnet werden darf. Auszuschließen sind:

• Abstellräume
• Bodenräume
• Garagen
• Heizungsräume
• Kellerräume bzw. Kellerersatzräume
• Trockenräume und Waschküchen

Warmwasser darf übrigens nur abgerechnet werden, wenn die Erwärmung über eine zentrale Warmwasserversorgung erfolgt. Hat die Wohnung einen eigenen Boiler kann nur das Kaltwasser in den Nebenkosten abgerechnet werden.

Wann tritt bei der Heizkostenabrechnung die Verjährung ein?

Natürlich gibt es auch bei der Heizkostenabrechnung eine Frist. Wann der Anspruch auf eine Nachzahlung verjährt, ist gesetzlich geregelt. Grundsätzlich gilt, dass ein Vermieter drei Jahre Zeit hat, Ansprüche aus einer Heizkostenabrechnung geltend zu machen. Die regelmäßige Verjährungsfrist beginnt gemäß § 195 BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem Forderung entstanden ist.

Bleibt der Mieter säumig, kann die Verjährungsfrist durch z. B. eine Nachforderungsklage gestoppt werden. Teilzahlungen und Verhandlungen über die Heizkostenforderungen hemmen ebenfalls den Ablauf der Frist. Gleiches gilt für den Mieter. Ein Erstattungsbetrag verjährt nach drei Jahren.

Zu beachten ist zudem die Abrechnungsfrist, an welche sich ein Vermieter bei Erstellung und Zusendung der Heizkostenabrechnung halten muss. Diese beträgt gemäß § 556 BGB zwölf Monate nach Abschluss des Abrechnungszeitraums. Nach Ablauf dieser Frist kann ein Vermieter eine eventuelle Nachzahlung nicht mehr geltend machen.

Auch Mieter müssen sich an Fristen halten. Nach Zugang der Heizkostenabrechnung haben sie ein Jahr Zeit, um Einwendungen zu äußern. Danach sind mögliche Ansprüche verjährt.

Im § 556 Abs. 3 heißt es:

Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen; dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Der Vermieter ist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet. Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.

Heizkostenabrechnung prüfen

Ist die Heizkostenabrechnung zu hoch oder ergeben sich sonstige Ungereimtheiten, sollten Sie einen genaueren Blick auf das Dokument richten. Ergeben sich Forderungen vom Vermieter, lohnt es sich, zu überprüfen, ob vielleicht die Abrechnungsfrist bereits abgelaufen ist. In diesem Fall müssen Sie nicht in Nachzahlung gehen.

Weitere häufige Fehler bei der Abrechnung:

• Falscher Verteilerschlüssel
• Verbräuche wurden zu Unrecht geschätzt
• Mieterwechsel wurde falsch berechnet
• Wohnfläche ist nicht korrekt
• Leerstehende Wohnungen wurden auf Mieter umgelegt

Solche Fehler kommen tatsächlich relativ häufig vor. Oftmals lohnt es sich, einen Sachverständigen (z. B. Anwalt für Mietrecht) oder Mitarbeiter eines Mietervereins über die Heizkostenabrechnung schauen zu lassen. Sind die Forderungen derart überzogen, kann auch ein Heizkostenrechner für eine Mietwohnung erste Orientierungspunkte liefern, ob etwas schief gegangen ist. Fallen die Werte aus Abrechnung und Online-Rechner stark auseinander, ist dies sehr wahrscheinlich.

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Über den Autor

Jennifer A.

Jennifer studierte Rechtswissenschaften an der Universität Bayreuth. Seit 2018 ist sie fester Bestandteil des Redaktionsteams von anwalt.org. Sie nutzt ihr breites Wissen über das deutsche Rechtssystem seither für die Erstellung gut verständlicher Texte in Bereichen wie dem Asylrecht, Steuerrecht und Verbraucherrecht.

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